NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỔ SÁCH CÁC KHÓA HỌC

Admin Yopo

Ban quản trị Team YOPO

tác giả

29/12/23

NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỔ SÁCH CÁC KHÓA HỌC được soạn dưới dạng file word/PDF/ powerpoint gồm 10 trang. Các bạn xem và tải về ở dưới.

I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI :

Trong 12 năm công tác tại Khoa kế toán thuộc Trung tâm Kỹ thuật Tổng hợp – Hướng nghiệp tỉnh Đồng Nai, với công việc chủ yếu là quản lý và lưu trữ hồ sơ liên kết, sổ sách của các lớp trong suốt quá trình học tập tại trung tâm. Trong quá trình làm việc tôi đã gặp không ít những khó khăn trong việc quản lý, tìm kiếm lại các loại hồ sơ, sổ sách đã được lưu trữ qua nhiều năm, nhằm phục vụ cho công việc thống kê, báo cáo số liệu. Mỗi lần như vậy làm tôi mất rất nhiều thời gian và công sức. Để nhằm khắc phục những khó khăn nêu trên, nên tôi đã có ý tưởng đưa ra phương pháp nào đó, cách làm nào đó để nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách.

Nội dung đề tài này theo tôi được biết thì đã được đề cập đến rất nhiều và cũng có nhiều phương pháp khác nhau, với nội dung của đề tài này tôi chỉ bổ sung, cải tiến để cho đề tài hoàn thiện hơn trong công việc thực tế của đơn vị tôi đang công tác.

II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

Cơ sở lý luận

Hiện tại tôi đang trực tiếp quản lý hồ sơ hợp đồng liên kết đào tạo, sổ sách liên quan đến toàn khoá học nên nắm được những khó khăn thực tế mà tôi đã gặp phải, có thể đưa ra nhiều biện pháp khắc phục, thử nghiệm trực tiếp vào ngay công việc hàng ngày của bản thân, chủ động điều chỉnh lại biện pháp khi thấy không đạt hiệu quả và phù hợp với công việc thực tế.

Công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách cũng được ban giám đốc Trung tâm quan tâm, chú trọng, luôn đưa ra những ý kiến đóng góp, chỉ đạo và luôn tạo điều kiện cho cán bộ công nhân viên phát huy tinh thần sáng tạo trong mọi công việc, động viên và ủng hộ khi nhân viên gặp khó khăn trong công việc, cũng như hướng dẫn, nhắc nhở khi công việc thực hiện chưa tốt. Điều đó đã tạo thuận lợi cho tôi rất nhiều trong việc đề ra các giải pháp giải quyết công việc, nhằm đạt hiệu quả cao.

Nội dung, biện pháp thực hiện các giải pháp đề tài

Do trung tâm thường xuyên liên kết mở các lớp hệ THCN, cao đẳng, liên thông, đại học nên trung bình mỗi năm khoảng từ 5 đến 10 lớp, vì vậy trong thời gian tôi công tác tại trung tâm thì có nhiều lớp và cấp độ đào tạo mà phòng khoa cũng như cá nhân tôi quản lý và đào tạo. Số lớp quản lý thì nhiều nhưng cách lưu trữ thì chưa có khoa học. Do đó khi cần tìm hồ sơ lưu trữ các năm về trước thì gặp rất nhiều trở ngại và khó khăn.

Cách quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách trước đây của Khoa kế toán

Giao diện bên ngoài của tủ lưu trữ

TỦ LƯU TRỮ HỒ SƠ, SỒ SÁCH

TCKT 124	Liên thông	Đại học khóa 2005	Đại học khóa 2006	Đại học Khóa 2008
Hồ sơ và các giấy tờ liên quan	Hồ sơ và các giấy tờ liên quan	Hồ sơ và các giấy tờ liên quan	Hồ sơ và các giấy tờ liên quan	Hồ sơ và các giấy tờ liên quan
Bảng điểm	Liên thông khoá 1 + 2 + 3	TC05KEDNA TC05KEDNB TC05QTDN TC05DTDN	TC06KEDN TC06QTDN TC06AVDNA TC06AVDNB	TC08QTDN TC08AVDN

Tủ lưu trữ hồ sơ gồm có tất cả 4 ngăn, trên mỗi ngăn lưu trữ của kệ có ghi tên của từng lớp cụ thể, mà lại không ghi niên khóa vậy để chúng ta biết được lớp này bắt đầu học từ năm nào, năm nào tốt nghiệp thì chúng ta phải tiến hành xem lại hồ sơ, sổ sách, bên cạnh đó việc thống kê học viên được tuyển sinh, tốt nghiệp trong nhiều năm liên tiếp cũng sẽ gặp khó khăn.

Hồ sơ trong các ngăn được lưu trữ trong các bìa nút, bìa clear, bìa 3 dây được đóng kiện cẩn thận, nhưng lại không phân loại chi tiết các loại hồ sơ, sổ sách để khi tìm kiếm lại mất rất nhiều thời gian.

Tóm lại việc quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách trong các khóa trước gặp nhiều khó khăn và việc tìm kiếm lại mất khá nhiều thời gian.

III. HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ TÀI

Với việc tìm kiếm hồ sơ, sổ sách trong công việc hàng ngày và việc tổng hợp, báo cáo, thống kê mất nhiều thời gian, làm chậm tiến độ công việc, làm giảm năng lực bản thân và làm giảm sự tín nhiệm của ban giám đốc, nên tôi đã rất cố gắng, quyết tâm, tìm tòi đưa ra biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý và lưu trữ hồ sơ, sổ sách.

Qua cách lưu hồ sơ nêu trên việc tìm kiếm rất mất thời gian, vì vậy tôi suy nghĩ và tự tìm cách sắp xếp, bố trí tủ hồ sơ để lưu trữ theo từng lớp và khoá học. Việc bố trí lại giao diện của tủ lưu trữ hồ sơ, sổ sách như sau :