SKKN THPT CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN TRONG TRUNG TÂM GDTX HUYỆN CẨM MỸ

[Admin Yopo]

CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ VÀ LƯU TRỮ VĂN BẢN TRONG TRUNG TÂM GDTX HUYỆN CẨM MỸ được soạn dưới dạng file word/PDF/ powerpoint gồm 12 trang. Các bạn xem và tải về ở dưới.

I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:

- Là một đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở bất cứ lĩnh vực nào cũng cần có bộ phận tiếp nhận và xử lý thông tin của các cấp ban hành đến đơn vị và có nhiệm vụ phản hồi lại quá trình hoạt động của Trung tâm.

- Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn bản, công văn … rất nhiều; nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng trong Trung tâm phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa học, nhanh chóng, chính xác giúp Giám đốc kịp thời nắm bắt được những thông tin mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất nhằm giúp Trung tâm hoàn thành nhiệm vụ.

- Làm tốt công tác quản lý hồ sơ và lưu trữ văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng và hiệu quả. Ngược lại, nếu làm không tốt công tác quản lý và lưu trữ văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động, ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả công tác của Trung tâm.

Do đó, tôi nhận thấy rằng công tác quản lý hồ sơ và lưu trữ là một công tác hữu hiệu để khắc phục những tồn tại, bảo đảm sự toàn vẹn của hồ sơ lưu trữ.

II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN ĐỀ TÀI

1. Cơ sở lý luận

- Những năm trước đây nhiều trường học, trung tâm chưa nhận thức được tầm quan trọng cùa công tác Văn thư nên hầu hết các trường học, trung tâm đều chưa bố trí cán bộ làm công tác này. Từ năm 2000 trở lại đây, do yêu cầu đổi mới của nhà nước về nhiều mặt trong hoạt động hành chính cũng như trong giáo dục: chương trình Phổ cập giáo dục, chương trình đổi mới phương pháp dạy học, thay sách giáo khoa … nên từ đó các văn bản chỉ đạo ngày càng nhiều nên vai trò của công tác quản lý hồ sơ và lưu trữ văn bản góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ phục vụ cho hoạt động quản lý của Trung tâm.

- Công tác quản lý hồ sơ và lưu trữ văn bản có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập có khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi trong mọi hoạt động.

Để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ ta cần phải phân loại hồ sơ ra nhiều loại. Đối với mỗi loại hồ sơ, văn bản ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục và thứ tự theo thời gian.

2. Nội dung đề tài

a) Công văn đến:

Bao gồm các loại như: công văn chỉ đạo chuyên môn của ngành, công văn chỉ đạo quản lý, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch, Tài chính, Bảo hiểm, Pháp luật,… của các ban ngành cấp trên và nhiều loại văn bản khác.

Trình tự theo dõi:

- Khi nhận được các loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn bản để hiểu rõ nội dung và yêu cầu của văn bản.

- Đóng dấu công văn đến, đánh số thứ tự, ngày nhận được vào góc trái hoặc bên dưới dòng địa danh, ngày, tháng của văn bản và vào sổ theo dõi công văn đến (theo mẫu quy định).

- Chuyển giao cho Giám đốc để xem xét và chỉ đạo văn bản này giao lại cho ai quản lý và thực hiện. Ý kiến của Giám đốc được ghi ở góc trái của văn bản.

- Sau khi có sự chỉ đạo của Giám đốc, văn thư vào sổ theo dõi công văn theo tính chất và cho người nhận ký vào sổ.

Ví dụ: Mẫu sổ theo dõi công văn đến

Ngày đến​	Số đến​	Tác giả​	Số, ký hiệu​	Ngày tháng​	Tên loại và trích yếu nội dung​	Đơn vị hoặc người nhận​	Ký nhận​	Ghi chú​
16/4/2012​	14​	Sở GD & ĐT Đồng Nai​	536/SGDĐT-TCCB​	09/4/2012​	Hướng dẫn về chế độ thỉnh giảng …	Nguyễn Văn A
…	​

Như vậy, khi cần thiết hoặc có sự kiểm tra, Ban lãnh đạo cần bất cứ một loại văn bản nào, văn thư kiểm tra sổ sẽ biết được ai nhận, bộ phận nào đang lưu giữ văn bản. Cuối năm học, các văn bản hết hiệu lực thi hành, cần thu hồi lại ghi vào sổ thu hồi văn bản, phân loại theo tính chất, thời gian, ghi mục lục, lồng lên phía trước sau đó đóng thành tập và đưa vào tủ đựng hồ sơ lưu trữ.